メールアドレス設定方法メールサービスについて｜AKI企画

メールアドレス設定方法

■メール設定とは？

ホームページを制作してインターネットに配信するのと同時に必要となるのが、「メール設定」です。メールはそれぞれが持つ唯一のアドレス「メールアドレス」を取得・設定する事により利用する事ができます。ホームページを所有する為にサーバーをレンタルすると、大抵の場合はメールサーバー（メールを送信・受信する専用サーバー）も準備されます。

それが独自でドメインを取得している場合なら、そのドメイン名が付いたメールアドレスが使えるようになり、独自ドメインでなくともレンタルしたサーバー名のアドレスでメールアドレスが使用できます。

例えば弊社ですと、「akiplan .jp」というのがドメイン名で、これは弊社が独自で取得したものです。このドメインでサーバーを利用していますので、例えば「info@akiplan .jp」や、「support@akiplan .jp」などのメールアドレスを設定し、メールを送受信する事ができるようになるのです。

これに対し、独自でドメインを取得せずにサーバーをレンタルしている場合、そのサーバー名（例えば「rental .ne .jp」などがサービス名の場合）が最後に付くメールアドレスとなります。
例えば「akiplan@rental .ne .jp」や、「apricot@rental .ne .jp」など、アットマーク「＠」の前にご契約者の名前などが付き、アットマークの後ろは利用しているサービス名となります。

あらかじめ「契約者名@サービスサーバー名」でメールアドレスが決まってしまい、自由にアドレスを変更できない場合もございます。

■メール設定情報

メールを設定する時に必要な情報は以下の通りです。このメール情報は、ご利用される先から書類等で必ず届きます。メールアドレスは何個取得して利用しても構いません。利用されるメールアドレスの数だけパソコンに設定すればOKです。

以上がメールアドレス設定に必要な情報です。この設定はお手持ちのパソコンのメールソフト（例えばWindowsならOutlookExpressなど）に設定します。

このメールアドレスは自由に追加できる場合もあります。その場合上記のメールアドレスやアカウントとパスワードの部分を、サービス業者が提供している管理画面上から追加設定する事で利用できるようになります。メールアドレスの追加は有料の場合や、追加できる数に制限がある場合もございます。

■メールオプション設定について

メールソフトのオプション設定には様々なものがあります。

例えばまず、同じ内容のメールを受信した場合、基本的には2度と受信できません。でもそれぞれのパソコンでメールサーバーにコピーを残すようにオプション設定しておけば、そのパソコンで同じメールを受信する事ができます。その場合コピー設定をしていないパソコンで受信した際にコピーが残らなくなるという訳です。

さらに、特定のメールアドレスは受信してもそのままゴミ箱に送ったり、種類ごとに受信ボックスを用意してそれぞれの受信メールを振り分けたりする事も可能です。

メール使用時の注意点

携帯のメールと同様に非常に便利なパソコンメールですが、いま「迷惑メール」が非常に大問題となっています。この迷惑メールとは、国内・海外の専門業者などが不特定多数の相手に一斉配信で送りつけてくる宣伝メールです。
携帯のように受信者を特定できれば問題はないのですが（指定受信許可機能）、パソコンメールに関してはまだ自分の知らないお客様からのメールを受ける可能性がありますので、自分の知っているアドレスだけに特定してしまう訳にはいきません。

ある程度の受信操作（例えば○○○というドメイン名の送信先は全て削除済みフォルダに入れる、等）はできても、完璧な防御策はないと言っていいでしょう。
レンタルサーバー先が「迷惑メール防止フィルタサービス」を提供していますが、ほとんどの場合月々の支払いが増える優良サービスですし、完璧にブロックできる訳ではありません。

厄介なのはその中に本格的なウィルスメールが潜伏している場合が多い事です。このウィルスメールを直接開けたりして感染すると、そのパソコンからメールソフトなどに送信履歴が残らない形でメールをどんどん送信したりする症状が表れます。
そうなるとウィルス駆除ソフトなどできちんと駆除しないとパソコン自体が使えないようになってしまうのです。

大抵の場合、ウィルスソフトを使用されているお客様が多いかと思いますので、そんなにすぐ感染したりすることはないかと思いますが、例えそれがウィルスメールではなくても、時には何百件以上も送りつけられる迷惑メールには頭を悩まします。

とりあえず取れる迷惑メール対策として、まずはメールを開けない事。
メールを開けて記載されているURLからホームページへジャンプしたりすると、アダルトサイト系ならば即登録されてバンバンお誘いのメールが届くようになりますし、会員登録完了画面が出て「何日までに○○○円振り込んで下さい」などの画面が表示されたりします（ちなみに支払い義務はありません）。
受信メールは日々「必要なものと不必要なもの」の区分けに注意して、とにかく落ち着いて削除していく事が必要です。

最近は「WEBメール」といって、パソコンのメールソフトを使わずにインターネット上のメールサービスを利用している人もいます。
理由としては、自分のパソコンのメールアドレスではないWEBメール専用アドレスでやり取りできますし、迷惑メールは確かに届きますが、それはメールサービス上の受信ボックスに入るだけで自分のパソコンに入ってくるわけではないという安心感があるためです。

知ってて得する便利なメールソフトオプション設定

パソコンメールを使用しているお客様の為に、既にご存知のお客様もいらっしゃるはずですが、設定しておくと便利なメールオプション設定をいくつか紹介しておきましょう（以下はWindowsXPのOutlookExpress6.0を例にしています）。

■メールの一括削除方法

まずは「メールの削除」に関してですが、メールは通常削除しても削除済みフォルダに入るだけです。この削除済みフォルダの中のメールを再度削除して初めて本当に削除された事になります。
これは、間違えて削除したメールを取り戻せるようにという、メーカー側の配慮です。しかし、そういうミスをしない方にとっては実に面倒な作業ですので、その方限定にご紹介します。

この設定を行う事により、削除済みフォルダに入っているメールはメールソフトを閉じた瞬間に自動で削除されます。つまり1回削除してしまえば2度目の削除操作は必要ありません。
ただし、削除済みフォルダの中のメールが全て消えるので、大事なメールが中に入っていても取り戻せません。十分注意して「自己責任」でご利用下さい。

■1度で直接削除する方法

削除済みフォルダに入れるのが面倒という方には、直接1回でメールを消す方法もあります。これもよく注意して行わないと、1度で完全に消えてしまいますのでくれぐれも十分ご注意下さい。

■メールトラブル「送信できなくなった」

いま各メールサービスを提供している業者様が、迷惑メール防止対策のために行っている「対処作業」の影響で、パソコンメールをご利用されているお客様に「メールが送信できない」というトラブルが起きています。
事前に業者様よりホームページやメール等で「告知」されているようですが、もしかしたらその告知メールを迷惑メールと間違えて削除していて、気付かないままかもしれません。

「突然メールが送信できなくなった」というケースは、上記のサービス業者側の迷惑メール防止対策の影響と考えられる場合がありますので、以下の方法をお試し下さい。
しかしもちろんトラブルが解消しない場合もありますので、その場合は設定を元の状態にしてもらい、業者様にお問い合わせ下さい。あくまで以下は「対処の一例」ですのでご注意下さい。

これでも送信ができない場合は、元の設定になおして頂きます様お願い致します。変に他の設定に触ると他のメールに対しても影響するかもしれませんので、くれぐれもご注意下さい。